Assistante de formation - hopital corentin celton - hopital vaugirard gabriel pallez

ASSISTANTE DE FORMATION - HOPITAL CORENTIN CELTON - HOPITAL VAUGIRARD GABRIEL PALLEZ


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Annonces d'emplois en France 2013 /2013

ASSISTANTE DE FORMATION - HOPITAL CORENTIN CELTON - HOPITAL VAUGIRARD GABRIEL PALLEZ -
Référence : FHF36509
Recruteur : AP-HP Paris
Localisation : Paris
Annonce du : 08/02/2013

En partenariat avec fhf.fr
AP-HP Paris
emploi.fhf.fr

Description :
Liaisons hiérarchiques :
La Directrice du personnel non médical
La responsable de formation
L’adjointe à la responsable
Liaisons fonctionnelles :
Au sein du groupe hospitalier :
Les cadres et gestionnaires de la direction du personnel non médical
Agents et cadres de tous les pôles et services du groupe hospitalier
Au Siège :
CFDC service de la politique de la formation continue
Bureau des concours APHP
Les centres de formation continue APHP
Des interlocuteurs extérieurs
Les prestataires de formation continue
ANFH
Présentation de la structure et de l\\\\\\\'équipe :
Le groupe hospitalier est composé de 3 sites :
- l’hôpital Corentin Celton, situé à Issy les Moulineaux
- l’hôpital européen Georges Pompidou, situé dans le 15° arr de Paris
- l’hôpital Vaugirard Gabriel Pallez, situé dans le 15° arr de paris
Le GH est composé de 7 pôles médico-universitaires :
• Pôle Psychiatrie-Addictions
• Pôle Cancérologie-Spécialités
• Pôle Cardiovasculaire, Rénal et Métabolique
• Pôle Aval, Gériatrie, Réanimation, Urgences, Médecine
• Pôle Anesthésie-Réanimation, rééducation, Traumatologie
• Pôle Biologie, Pathologie, PUI, Hygiène
• Pôle Imagerie, Informatique, Explorations, Recherche
L’équipe de direction unique est structurée en 9 pôles administratifs
La direction du personnel non médical est basée essentiellement sur le site de l’Hôpital Européen Georges Pompidou.
Présentation de la cellule formation :
- une responsable de formation
- une adjointe
- 2 assistantes de formation site HEGP
- 2 assistantes de formation site Corentin Celton et Vaugirard (permanence 1 fois par semaine à Vaugirard) basées à Corentin celton
- 1 gestionnaire des stages
Horaires de travail : du lundi au vendredi -35h hebdomadaires, 7h36/jour amplitude horaire de 8h30 à 17h afin d’assurer la permanence d’une assistante de formation à l’ouverture et à la fermeture du service sur les sites
Repos hebdomadaires : samedi et dimanche
Détails : Ouverture du service au personnel de nuit (7h) le mercredi, la présence est assurée par les assistantes situées à l’HEGP
La planification des congés doit permettre la continuité des missions sur 12 mois
ACTIVITES
MISSIONS GENERALES
L’assistant de formation assiste le responsable de formation dans la mise en place, le suivi et l’évaluation des différentes activités de formation. Il participe ou est en charge de nombreuses étapes du processus de formation.
MISSIONS PERMANENTES
La gestion administrative des actions de formation
Utiliser le logiciel HR dans toutes ses fonctionnalités :
- Créer les stages, les sessions de formation les rattacher au plan de formation
- Gérer les inscriptions, les convocations, les présences, les attestations, clôturer les sessions, paiement des formateurs, compteur DIF
- Participer au suivi de l’activité de formation, exploiter des données sur les tableaux bord (BI, HR) les diffuser aux pôles, en extraire des statistiques qui participeront à l’élaboration de bilans et rapports d’activité.
Appliquer les règles de bonnes pratiques (HR, BI, SAP, intranet) envoyées par le CFDC
Vérifier la concordance avec le site intranet formation. consulter le catalogue de formation
Rentrer les stages dans l’intranet local et gérer les inscriptions en ligne
Gérer et suivre les formations collectives et individuelles payantes.
Gérer les ordres et frais de missions selon la réglementation
Utiliser le logiciel SAP concernant les différentes étapes de l’achat de formation (demande d’achat, facture, liquidation)
Renseigner et actualiser les tableaux de suivi budgétaires
Accueil, information et conseil aux agents
Assurer la permanence du service formation sur des plages horaires définies.
Effectuer l’accueil physique et téléphonique.
Renseigner et orienter les agents en fonction des demandes (préparations concours, concours, stages, dispositifs spécifiques ANFH).
Participer à la gestion de l’agenda du responsable de formation (RDV individuels).
Diffuser, repérer les publics concernés, afficher les notes d’information et avis de concours.
Gérer les dossiers de concours
Traiter le courrier.
Rédiger des courriers et des mails.
Classer et archiver les dossiers dans le respect de la réglementation, mettre à jour la documentation.
Logistique et bon fonctionnement des stages
Réserver les salles pour les actions de formation, gérer le planning des salles appartenant au service de formation.
Assurer l’ouverture et la fermeture des salles de formation.
Superviser l’installation et l’état des salles accueillant des formations.
Contrôler le bon état et la disponibilité du matériel.
Suivre les sessions de formation, effectuer des relances si nécessaire ;
Accueillir et renseigner les intervenants et stagiaires, installer le matériel.
Photocopier les supports pédagogiques.
Faire remplir, récupérer, saisir les questionnaires de satisfaction et la liste d’émargements.
Orienter les stagiaires des écoles.
Participer à des réunions de services et/ou groupes de travail.
COMPETENCES
Savoir faire requis
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, internet )
Connaissances associées
Fonction demandant des adaptations permanentes et rapides (organisation de la formation à l’APHP, droit de la formation de base, statut des personnels)
QUALITES REQUISES
Les connaissances particulières
Une expérience dans le domaine de la formation serait appréciée
Les qualités professionnelles
Capacités à s’organiser et à gérer son temps
Capacités d’analyse
Aptitudes d’adaptation et d’initiative essentielles
Méthode et rigueur,
Dynamisme, curiosité intellectuelle, adaptation au changement
Capacités relationnelles, sens de l’accueil, diplomatie
Discrétion et respect de la confidentialité
Sens du travail en équipe-Polyvalence
Spécificité du poste
Le recrutement se fait sur le groupe hospitalier, positionnement géographique sur HEGP ou Corentin Celton avec permanence à Vaugirard.
PREREQUIS
EXPERIENCE CONSEILLEE
EVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE ET DE SON ENVIRONNEMENT
Candidature (CV et lettre de motivation) à adresser à :
Céline CASTELAIN-JEDOR Directrice du personnel non médical
Mail :isabelle.hebras@egp.aphp.fr secrétaire de la DRH
Adresse postale : 20 rue Leblanc - 75015 PARIS

Localisation :
Paris

Description du recruteur :
AP-HP Paris



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